In den meisten Wohnungseigentümergemeinschaften finden jedes Jahr vor den Eigentümerversammlungen die Prüfungen der Rechnungsbelege statt, auch als Kassenprüfung bekannt. Während in der Vergangenheit dazu mehrere Ordner mit Bankbelegen und Rechnungskopien durchgesehen werden mussten, hat nun bei R&M die Digitalisierung Einzug gehalten: Seit diesem Jahr findet die Kontrolle der Rechnungen und der Buchungskonten papierlos vor dem Computerbildschirm statt.
Rund 600 Emails, Briefe und Faxe gehen pro Arbeitstag bei der R&M Immobilienmanagement GmbH ein. Statt Papierberge zu produzieren, scannen die Mitarbeiter jetzt die Dokumente und Rechnungen ein, zunehmend werden diese gleich elektronisch verschickt. Für unsere Mitarbeiter, und auch für manchen Verwaltungsbeirat, war die Umstellung auf papierlose Belegkontrolle eine erhebliche Herausforderung – aber eine, die sich lohnt: „Es führt nicht nur zu einer Zeitersparnis und weniger Papier, sondern auch zu einer transparenten Kundenakte ohne Systembrüche, zur schnelleren Recherche von Dokumenten und zu Prüf- und Freigabeprozesse ohne Unterbrechung“, erklärt R&M-Bereichsleiter Ronald Geyer.
Nach den ersten digital durchgeführten Belegprüfungen sind wir für die Zukunft optimistisch und freuen uns, dass wir damit nicht nur einen technischen Fortschritt erreicht haben, sondern auch einen kleinen Beitrag für die Umwelt leisten, indem wir die Papierflut im Verwaltungsalltag eindämmen.
Weitere Informationen zur Entwicklung der R&M von der Hausverwaltung zum Komplettdienstleister finden Sie im Artikel: Digitalisierung statt Papierberge (Sächsische Zeitung vom 3. Mai 2018)
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